به گزارش سرویس فرهنگی و اجتماعی «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ شکل‌گیری نظام مدون ثبت احوال بصورت یکپارچه و منسجم در جهان به قرن نوزدهم میلادی بازمی‌گردد. در ایران نیز همزمان با نوسازی و مدرنیزاسیون و نیاز به شناسایی اتباع جهت ایجاد ارتش منظم، اخذ مالیات و... تأسیس ثبت احوال در دستور کار قرارگرفت از این رو در جلسه مورخه 30 آذر ماه 1297 هجری شمسی به تصویب هیات وزیران رسید و با صدور اولین شناسنامه برای دختری به نام فاطمه ایرانی در تاریخ 3 دیماه 1297 در تهران ثبت احوال فعالیت خود را آغاز کرد.
تاریخچه ثبت احوال در ایران
تا قبل از سال 1295 هجری شمسی ثبت وقایع حیاتی از جمله ولادت و وفات براساس اعتقادات مذهبی و سنت های رایج در کشور، با نگارش نام و تاریخ ولادت مولود در پشت جلد کتب مقدس از جمله قرآن مجید به عمل می آمد و از افراد متوفی نیز جز نام و تاریخ وفات آنان که بر روی سنگ قبر ایشان نگاشته می‌شد اثری مشاهده نمی‌گردید. با گسترش فرهنگ و دانش بشری و نیز توسعه روزافزون شهرها و روستاها و افزایش جمعیت کشور، نیاز به سازمان و تشکیلاتی برای ثبت وقایع حیاتی ضرورتی اجتناب ناپذیر می نمود.
به تدریج فکر تشکیل سازمان متولی ثبت ولادت و وفات و نیز صدور شناسنامه برای اتباع کشور قوت گرفت. ابتدا سندی مشتمل بر 41 ماده در سال 1297 هجری شمسی به تصویب هیات وزیران رسید و اداره‌ای تحت عنوان اداره سجل احوال در وزارت داخله (کشور) وقت به وجود آمد.
پس از این دوره اولین قانون ثبت احوال مشتمل بر 35 ماده در خرداد سال 1304 هجری شمسی در مجلس شورای ملی وقت تصویب شد. براساس این قانون مقرر گردید کلیه اتباع ایرانی در داخل و خارج از کشور باید دارای شناسنامه باشند.
سیر قانونگذاری درخصوص ثبت احوال
در یک نگاه اجمالی سیر قانونگذاری درخصوص ثبت احوال را اینگونه می توان دسته بندی نمود:
• تهیه تصویب نامه ثبت احوال در سال 1297 مشتمل بر 41 ماده
• تهیه و تصویب قانون سجل احوال در تاریخ 14/3/1304 مشتمل بر 4 فصل و 35 ماده
• تهیه و تصویب نظام نامه اداره کل احصائیه و ثبت احوال توسط هیات وزیران در 20/11/1314 مشتمل بر 196 ماده و تعیین تشکیلات دفاتر و ادارات ثبت احوال در شهرستانها
• تهیه و تصویب قانون اصلاح قانون ثبت احوال دراردیبهشت سال 1319 مشتمل بر 5 باب و 55 ماده
• تهیه و تصویب آئین نامه قانون ثبت احوال سال 1319 مشتمل بر 131 ماده
• تهیه و تصویب قانون ثبت احوال در تیرماه سال 1355
• اصلاح و بازنگری قانون ثبت احوال توسط مجلس شورای اسلامی در تاریخ 18/10/1363
• تصویب آئین نامه طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف موضوع ماده 3 قانون ثبت احوال
• تصویب قانون تخلفات، جرائم و مجازاتها مربوط به اسناد سجلی و شناسنامه توسط مجمع تشخیص مصلحت نظام در سال 1370
وظایف سازمان ثبت احوال
• ثبت ولادت و صدور شناسنامه
• ثبت وفات و صدور گواهی
• تعویض شناسنامه های موجود در دست مردم
• ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات
• صدور گواهی ولادت برای اتباع خارجه و تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی
• ایجاد پایگاه اطلاعات جمعیتی و صدور کارت شناسنایی ملی
• جمع آوری و تهیه آمار انسانی سراسر کشور و انتشار آن
• وظایف مقرر دیگری که طبق قانون به عهده سازمان گذاشته شده است
دولت الکترونیک و ثبت احوال
سرعت شاید مهم‌ترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد. برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری باید شکل کاملا جدیدی از سازمان‌ها به وجود آیند. امروزه رقابت در ابعاد مختلفی مطرح است، مثل سرعت تحویل محصول یا ارائه خدمات به مشتری، افزایش کیفیت محصول یا ارائه خدمات و کاهش قیمت محصول. تغییرات فناوری و کاری، بقای سازمان‌ها را تهدید می‌کند. تعداد اندکی ازسازمان‌های اطالعاتی می‌توانند نیروهای داخلی خود را تغییر داده و نیروهای خارجی تأثیرگذار را کنترل کنند.
اگر چه اکثر سازمان‌ها به اهمیت پاسخگویی سریع به شرایط متغییر آگاه بوده‌اند، اما هرگز نتوانسته‌اند طوری طراحی شوند که قادر به انجام آن باشند. مدیران هر سازمانی باید آن را در راستای پاسخگویی به مجموعه‌ای از نیروهای داخلی و خارجی، به صورت چابک طراحی کنند، سازمان‌های مجازی نمونة کاملی از سازمان‌های چابک هستند که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند و می‌توانند پاسخی به این نیاز جدید باشند.
دولت الکترونیک استفاده از فناوری اطالعات و ارتباطات برای ایجاد تحول در ساختار عملکردی دولت‌هاست. دولت الکترونیک برخلاف رویکردی که در بسیاری از کشورهای در حال توسعه و به ویژه خاورمیانه مشاهده می‌شود دادن رایانه به مقامات و کارمندان، خودکارسازی رویه‌های عملی قدیمی یا صرفاً ارائه الکترونیک اطلاعات نهادها و وزارتخانه‌ها یا ایجاد وبسایت‌های سازمان‌ها نیست. بلکه متحول کردن دولت و فرایند کشورداری از طریق قابل دسترس‌تر، کارآمدتر و پاسخگوتر کردن آن مطالعه دولت الکترونیک و چابکی در سازمان و ارائه اطلاعات و خدمات به شهروندان و سایر نهادهای دولتی با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات است.
معایب ثبت احوال در نظام کنونی
قطعی و اختلال مکرر سامانه احراز هویت سازمان ثبت احوال در دفاتر اسناد رسمی همواره موجب کندی و قطع خدمت‌رسانی در دفاتر و معطلی و نارضایتی مراجعین می‌گردد. با توجه به اینکه دفاتر اسناد رسمی اقدام به ثبت معاملات، تعهدات و توافقات مردم و نیز امورات روزمره آنها می‌کند، این معضل بیشتر احساس می‌شود. مباحث مربوط به اسناد و امورات ثبتی و مراجعین طبق فرآیند الکترونیکی بوده و این چرخه به شکل کامل در یک حرکت کاملاً نوین از سال ۱۳۹۲ به صورت کاملاً الکترونیکی و تحت سامانه ثبت الکترونیک اسناد انجام می‌گیرد. کار دفاتر مذکور، کار حاکمیتی است، سامانه ثبت نوین طراحی و در اختیار دفاتر قرار گرفته تا نسبت به تنظیم اسناد مراجعین با سهولت بیشتری اقدام شود.
همچنین از طرفی جهت استفاده از سامانه مذکور و نیز تکمیل فرآیند خدمت رسانی به مردم نیاز به پشتیبانی و برخط بودن سامانه‌های دیگری مانند سامانه احراز هویت بوده که در اختیار سازمان ثبت احوال است. در مبحث سامانه ابلاغ الکترونیک قضائی یا سامانه «ثنا» و نیز سامانه پرداخت الکترونیک وجوه دولتی نیز تاکید بر هدفگذاری فعالیت برخط است.
بنابراین ارائه خدمات در دفاتر اسناد رسمی نیاز به هماهنگی و برخط بودن چندین سامانه داشته و با توجه به اینکه برخط نبودن هر یک از سامانه‌ها، کندی و اختلال در آنها ارائه خدمات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی را مختل و یا کلاً قطع می‌کند، نیاز به هماهنگی و پشتیبانی کلیه سامانه‌های مورد نیاز در دفاتر اسناد رسمی است.
متأسفانه سامانه احراز هویت جدید دفاتر اسناد رسمی که متصل به سازمان ثبت احوال است، مرتباً قطع و دچار اختلال مکرر شده و دفاتر اسناد رسمی در خدمت‌رسانی به مردم دچار وقفه و مشکل شده‌اند که رفع آن نیازمند رسیدگی، ساماندهی و تقویت زیر ساخت سامانه سازمان ثبت احوال کشور است.
گزارش از عرفان عباسی
